Apresentações: amor e ódio
Ferramentas de comunicação. Assim podem ser definidas as amadas, e, ao mesmo tempo, odiadas, apresentações de Powerpoint, Keynote ou Prezi. Mas muitos de nós nos esquecemos disso.
Recentemente participei de um curso sobre o assunto na ESPM, ministrado por Marco Franzolin, da Monkey Business, agência especializada nesse formato. Esperando que o professor fosse discorrer a respeito das ferramentas, minha surpresa foi ele abrir a aula dizendo: “Não vamos usar computador”.
Marco explicou coisas sobre as quais eu, publicitário formado, já tinha conhecimento. Contudo, os preconceitos referentes ao formato “apresentação” me impediam de associar tais princípios de comunicação às queridas sequências de slides do Powerpoint.
Comumente relacionadas a maçantes sessões de conteúdo denso, ambientadas à meia-luz, com apresentadores que lêem ou repetem o que é mostrado na tela, com suas hipnóticas e monótonas vozes, as apresentações ganharam um estigma negativo. Pior: existe um mito de que papéis de parede coloridos, animações efusivas e efeitos variados podem criar interesse. O resultado é que todos os recursos usados juntos e indiscriminadamente causam mais vergonha alheia do que admiração.
Como toda ferramenta de comunicação, as apresentações obedecem aos princípios: comunicador, mensagem, público-alvo. Esse caminho não é aleatório. Ele obedece a um objetivo, previamente planejado. Isso inclui, por exemplo, saber qual a reação que se pretende que o público-alvo tenha.
Assim, o primeiro passo para criar uma boa apresentação não é abrir o software a ser utilizado, escolher um pano de fundo bonito e começar a digitar. Alguns passos devem ser dados:
– determinar por qual motivo a apresentação será feita, seu objetivo;
– levantar quais as informações que se pretende passar;
– identificar qual será a plateia, seu perfil e se vai ou não haver resistência à mensagem que se pretende passar;
– escolher quem será o apresentador;
– determinar como pretende que a plateia reaja à apresentação.
Determinados esses pontos, começamos a planejar por qual caminho a apresentação vai conduzir os espectadores.
Muito mais parecida com uma narrativa do que uma reportagem, a apresentação deve ter altos e baixos, como uma montanha russa. Deve ter começo, meio e fim. Deve indicar que está levando a algum lugar e não enrolando ou dando voltas. Isso mantém o interesse e conduz o espectador ao objetivo.
Para que esse interesse se sustente, determinar o formato é um ponto importante. Isso ajuda o público a se identificar, cria empatia. Esta empatia é necessária para provocar uma reação, atendendo ao que foi pré-determinado. Como reação pode-se exemplificar comprar um produto, ligar para o serviço ou até mesmo concordar com o que foi apresentado.
Por necessitar de um “roteiro”, o formato storytelling ficou muito popular na formulação de apresentações. Entre seus atributos estão a capacidade de envolver e criar identificação. Dessa forma, quebra-se a resistência da plateia. Contudo, não deve ser usada indiscriminadamente.
A escolha do apresentador é outro ponto crucial. O carisma e a desenvoltura da pessoa a tornam mais ou menos eficiente para cada formato de apresentação. É uma combinação delicada que deve ser avaliada com cuidado. Por exemplo, um orador que não consegue contar uma piada terá dificuldade em trabalhar um storytelling.
Selecionar cuidadosamente quais os dados a serem apresentados é outro aspecto importante. Gráficos complexos, por exemplo, são normalmente difíceis de inserir no slide. Em muitos casos, apenas uma fração do gráfico é necessária para a apresentação. Aprender a eliminar informações desnecessárias, baseando-se no planejamento, deve ser um hábito.
Depois de planejado tudo isso, define-se a estética. A direção de arte, após um briefing e um planejamento bem feitos, acaba sendo uma consequência natural. Todos os fatores descritos acima estabelecem uma série de parâmetros que conduzem a um estilo de arte. Qual fundo usar, quais cores, fontes, imagens, sejam fotos ou ilustrações, quais animações etc. Esses fatores devem estar intimamente ligados ao público, ao apresentador e às informações que serão apresentadas para que a mensagem seja passada efetivamente.
Muito mais do que uma epifania de inspiração, a montagem e a estética da apresentação são frutos de um processo lógico e analítico. A criatividade reside em como fazer isso de uma maneira diferente do que foi feito antes. Por exemplo, rearranjar os elementos descritos acima fazendo combinações diferentes, ou modificar algum deles para que se pareça algo inédito, causa estranheza, interesse e impacto.
No entanto, nem sempre o impacto é necessário. Demandar uma “apresentação de impacto” faz parte dos preconceitos citados no início.
Com tantas variáveis, a tentativa de se criar um padrão visual para todas as apresentações de uma empresa, ou se valer de templates mudando apenas o logotipo do cliente é caminho certo para o fracasso. Cada apresentação tem que ser única. Afinal, como toda ferramenta de comunicação, ela deve cumprir sua função: comunicar.
*Baixista, fã de quadrinhos e designer na TEIA: esse é o Maurilio DNA, o nosso artista. Formado em Publicidade e Propaganda, já trabalhou em agências tradicionais e digitais, além de ter publicado diversas histórias em quadrinhos em várias coletâneas. Quando não está na agência atua como professor de desenho e animação.
